Thành lập chi nhánh là một trong những phương án mở rộng hoạt động kinh doanh được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi muốn phát triển thị trường, tăng độ phủ thương hiệu hoặc thuận tiện cho việc quản lý, giao dịch tại các địa phương khác nhau. Tuy nhiên, để chi nhánh hoạt động đúng pháp luật và hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp lý liên quan đến điều kiện, thủ tục cũng như những lưu ý quan trọng khi thành lập chi nhánh công ty.
Bài viết dưới đây của Luật sư YBS sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn đầy đủ và hệ thống về vấn đề này.
1. Chi nhánh công ty là gì?
Căn cứ Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh được định nghĩa như sau:
“Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.”
Chi nhánh không phải là pháp nhân độc lập mà hoạt động phụ thuộc vào doanh nghiệp mẹ. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đối với toàn bộ nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động của chi nhánh.
Theo pháp luật hiện hành, doanh nghiệp có quyền:
- Thành lập chi nhánh trong nước hoặc ở nước ngoài;
- Đặt một hoặc nhiều chi nhánh tại cùng một địa phương theo địa giới hành chính.
Pháp luật không giới hạn số lượng chi nhánh mà một doanh nghiệp được thành lập.
Việc thành lập chi nhánh giúp doanh nghiệp:
- Mở rộng phạm vi kinh doanh;
- Phát triển hệ thống phân phối;
- Tăng cường hoạt động quản lý và tiếp cận thị trường.
2. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty
Luật Doanh nghiệp 2020 không quy định quá nhiều điều kiện riêng đối với việc thành lập chi nhánh, tuy nhiên doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
- Doanh nghiệp đã được thành lập hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam: Chi nhánh chỉ được thành lập khi doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và đang hoạt động hợp pháp. Đây là điều kiện tiên quyết vì chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp.
- Có mã số doanh nghiệp và đang hoạt động;
- Ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp đã được đăng ký hợp lệ và phù hợp với hệ thống ngành kinh tế Việt Nam:
Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề đã đăng ký của doanh nghiệp.
Trong trường hợp chi nhánh dự kiến kinh doanh ngành nghề chưa đăng ký, doanh nghiệp cần:
- Thực hiện thủ tục bổ sung ngành nghề kinh doanh, sau đó
- Tiến hành đăng ký hoạt động chi nhánh.
Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh trong nước hoặc chi nhánh ở nước ngoài theo nhu cầu hoạt động.
Có người đứng đầu chi nhánh
- Mỗi chi nhánh phải có người đứng đầu chi nhánh do doanh nghiệp bổ nhiệm.
- Người đứng đầu chi nhánh có thể:
- Thực hiện các giao dịch theo phạm vi ủy quyền;
- Đại diện cho doanh nghiệp trong hoạt động của chi nhánh.
Có địa điểm đặt chi nhánh hợp pháp
- Chi nhánh phải có địa chỉ hoạt động rõ ràng, hợp pháp, không thuộc khu vực cấm hoặc địa điểm không được phép kinh doanh theo quy định của pháp luật.
- Địa chỉ chi nhánh có thể:
- Khác tỉnh/thành phố với trụ sở chính;
- Hoặc cùng địa phương với doanh nghiệp.
Việc thành lập chi nhánh là quyền của doanh nghiệp, không phải nghĩa vụ bắt buộc. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể hoạt động mà không cần mở chi nhánh nếu mô hình kinh doanh không phát sinh nhu cầu này.
3. Quy định về tên chi nhánh công ty
3.1. Nguyên tắc đặt tên chi nhánh
Doanh nghiệp được quyền tự đặt tên cho chi nhánh, tuy nhiên tên chi nhánh phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Tên chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu;
- Tên chi nhánh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh”;
- Phần tên riêng của chi nhánh không được sử dụng các cụm từ như “công ty”, “doanh nghiệp” để tránh gây nhầm lẫn với pháp nhân độc lập;
- Chi nhánh có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt;
- Tên chi nhánh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh. Tên chi nhánh được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh phát hành.
Ví dụ:
- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Tư vấn Pháp lý ABC
- Tên chi nhánh: Chi nhánh Công ty TNHH Tư vấn Pháp lý ABC
3.2. Những trường hợp bị cấm khi đặt tên chi nhánh
a. Đặt tên chi nhánh trùng hoặc gây nhầm lẫn với chi nhánh của doanh nghiệp khác
Tên chi nhánh không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với:
- Tên chi nhánh đã đăng ký của doanh nghiệp khác trong phạm vi toàn quốc;
- Tên chi nhánh thuộc cùng hệ thống đăng ký doanh nghiệp.
Các trường hợp thường bị coi là gây nhầm lẫn gồm:
- Tên đọc giống nhau nhưng viết khác;
- Tên chỉ khác ký hiệu “&”, “-”, “.”, “+”;
- Khác mỗi từ “tân”, “mới”, “miền Bắc”, “miền Nam”, “Việt Nam”… nhưng vẫn khiến người tiêu dùng nhầm lẫn.
Mục đích của quy định này là bảo đảm tính minh bạch và tránh cạnh tranh không lành mạnh.
b. Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức chính trị
Doanh nghiệp không được sử dụng toàn bộ hoặc một phần tên của:
- Cơ quan nhà nước;
- Đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân;
- Tổ chức chính trị;
- Tổ chức chính trị – xã hội.
Ví dụ các cụm từ như:
- “Bộ Công Thương”
- “Công an”
- “Quốc hội”
- “Ủy ban nhân dân”
chỉ được sử dụng khi có sự chấp thuận của cơ quan, tổ chức đó.
c. Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức
Pháp luật cấm đặt tên chi nhánh chứa:
- Từ ngữ phản cảm;
- Từ ngữ xúc phạm danh nhân, anh hùng dân tộc;
- Từ ngữ trái với thuần phong mỹ tục.
Quy định này nhằm bảo đảm giá trị văn hóa và đạo đức xã hội trong hoạt động kinh doanh.
d. Đặt tên chi nhánh không đúng cấu trúc pháp lý
Theo quy định, tên chi nhánh phải bao gồm:
Tên doanh nghiệp + cụm từ “Chi nhánh”
Ví dụ hợp lệ:
- Chi nhánh Công ty TNHH ABC tại Hà Nội
- Chi nhánh Công ty Cổ phần XYZ – TP. Hồ Chí Minh
Những tên không có cụm từ “Chi nhánh” hoặc gây hiểu nhầm là một doanh nghiệp độc lập đều không được chấp nhận.
e. Sử dụng ngành nghề bị cấm hoặc gây hiểu nhầm về phạm vi hoạt động
Tên chi nhánh không được:
- Gợi ý hoạt động kinh doanh ngoài ngành nghề đăng ký của doanh nghiệp;
- Sử dụng các từ như “ngân hàng”, “bảo hiểm”, “chứng khoán”… nếu doanh nghiệp không được cấp phép.
Điều này nhằm tránh gây hiểu lầm cho khách hàng về chức năng kinh doanh của chi nhánh.
Tóm lại, khi đặt tên chi nhánh doanh nghiệp cần đảm bảo:
- Không trùng hoặc gây nhầm lẫn;
- Không sử dụng tên cơ quan nhà nước;
- Không vi phạm văn hóa, đạo đức;
- Phải đúng cấu trúc “Chi nhánh + tên doanh nghiệp”;
- Phù hợp với ngành nghề kinh doanh.
4. Địa chỉ trụ sở chi nhánh
Chi nhánh có thể được thành lập tại cùng địa phương hoặc khác địa phương so với trụ sở chính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quyền mở một hoặc nhiều chi nhánh tại các tỉnh, thành phố khác nhau nhằm mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở chi nhánh phải được xác định cụ thể và rõ ràng theo địa giới hành chính, bao gồm các thông tin cơ bản sau:
- Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường hoặc phố;
- Thôn, ấp, tổ dân phố (nếu có);
- Xã, phường hoặc thị trấn;
- Tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương..
Địa chỉ trụ sở chi nhánh phải xác định được vị trí cụ thể trên thực tế, bảo đảm thuận lợi cho việc liên hệ, quản lý nhà nước và thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
5. Tư cách pháp nhân của chi nhánh
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và không có tư cách pháp nhân độc lập.
Chi nhánh không đáp ứng các điều kiện để trở thành pháp nhân theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, cụ thể:
- Không có tài sản độc lập với doanh nghiệp;
- Không tự chịu trách nhiệm pháp lý một cách độc lập;
- Không tham gia quan hệ pháp luật với tư cách chủ thể riêng biệt.
Toàn bộ vốn, tài sản và hoạt động kinh doanh của chi nhánh thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp. Doanh nghiệp mẹ phải chịu trách nhiệm đối với toàn bộ nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động của chi nhánh, bao gồm nghĩa vụ tài chính, nghĩa vụ thuế và các trách nhiệm pháp lý khác theo quy định của pháp luật.
6. Ngành, nghề hoạt động của chi nhánh
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng thực hiện toàn bộ hoặc một phần hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, ngành, nghề hoạt động của chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh đã đăng ký của doanh nghiệp.
Chi nhánh có thể đăng ký thực hiện một hoặc nhiều ngành nghề mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp muốn chi nhánh hoạt động trong ngành nghề chưa được đăng ký, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục bổ sung ngành nghề kinh doanh trước khi đăng ký cho chi nhánh.
Đối với ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, chi nhánh chỉ được hoạt động khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
7. Người đứng đầu chi nhánh công ty
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh phải có người đứng đầu chi nhánh do doanh nghiệp bổ nhiệm để quản lý và điều hành hoạt động của chi nhánh.
Người đứng đầu chi nhánh có trách nhiệm tổ chức, quản lý hoạt động của chi nhánh và thực hiện các giao dịch trong phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền. Việc bổ nhiệm, thay đổi hoặc chấm dứt chức danh người đứng đầu chi nhánh do doanh nghiệp quyết định và phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.
Mọi hoạt động của người đứng đầu chi nhánh đều nhân danh doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp vẫn là chủ thể chịu trách nhiệm đối với các nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động của chi nhánh.
7.1. Các trường hợp không được bổ nhiệm làm người đứng đầu chi nhánh
Những đối tượng sau đây không được bổ nhiệm làm người đứng đầu chi nhánh:
- Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật;
- Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công an nhân dân đang tại ngũ;
- Cán bộ quản lý trong doanh nghiệp nhà nước, trừ trường hợp được cử làm đại diện theo ủy quyền;
- Người chưa thành niên, người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự;
- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang chấp hành hình phạt tù;
- Người đang bị cấm hành nghề, cấm đảm nhiệm chức vụ theo quyết định của Tòa án;
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản, phòng chống tham nhũng.
8. Thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh
Việc bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh phải bảo đảm tuân thủ các quy định về quyền thành lập, quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020. Theo đó, một số cá nhân không được phép đảm nhiệm vị trí người đứng đầu chi nhánh, bao gồm:
- Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức;
- Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong Công an nhân dân (trừ trường hợp được cử làm đại diện quản lý phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp);
- Người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015;
- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành hình phạt tù, đang bị cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc cấm hành nghề kinh doanh theo quyết định của Tòa án;
- Các trường hợp khác bị cấm theo quy định của pháp luật có liên quan.
Doanh nghiệp cần xem xét kỹ các điều kiện pháp lý của cá nhân trước khi bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh nhằm đảm bảo việc quản lý và hoạt động của chi nhánh đúng quy định pháp luật
9. Lưu ý pháp lý quan trọng khi thành lập chi nhánh
Khi thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề pháp lý quan trọng để bảo đảm hoạt động đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan.
Thứ nhất, về phạm vi hoạt động của chi nhánh. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề đã đăng ký của doanh nghiệp. Trường hợp chi nhánh dự kiến hoạt động trong ngành nghề chưa đăng ký, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục bổ sung ngành nghề kinh doanh trước khi đăng ký chi nhánh.
Thứ hai, về địa chỉ trụ sở chi nhánh. Địa chỉ phải rõ ràng, xác định được theo địa giới hành chính và không được đặt tại căn hộ chung cư có chức năng để ở, trừ trường hợp được phép sử dụng làm địa điểm kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Thứ ba, về tư cách pháp lý của chi nhánh. Chi nhánh không có tư cách pháp nhân độc lập mà là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Vì vậy, mọi quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động của chi nhánh đều do doanh nghiệp chịu trách nhiệm.
Thứ tư, về nghĩa vụ thuế và kế toán. Tùy theo mô hình hoạt động, chi nhánh có thể lựa chọn hạch toán phụ thuộc hoặc hạch toán độc lập và phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.
Việc nắm rõ các lưu ý pháp lý này sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm hoạt động của chi nhánh được triển khai thuận lợi, đúng quy định pháp luật.
