Công ty cổ phần là một trong những loại hình doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay nhờ khả năng huy động vốn linh hoạt, cơ cấu tổ chức rõ ràng và phù hợp với chiến lược mở rộng quy mô dài hạn. Tuy nhiên, để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ đăng ký thành lập Công ty cổ phần theo đúng quy định pháp luật.
Vậy hồ sơ đăng ký thành lập Công ty cổ phần gồm những giấy tờ nào? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết từng thành phần hồ sơ, căn cứ pháp lý áp dụng và những lưu ý quan trọng trong quá trình chuẩn bị.
1. Công ty cổ phần là gì?
Điều 111 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể về công ty cổ phần như sau:
- Công ty cổ phần là doanh nghiệp, trong đó:
– Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;
– Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa;
– Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;
– Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 và khoản 1 Điều 127 của Luật Doanh nghiệp 2020.
- Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Công ty cổ phần có quyền phát hành cổ phần, trái phiếu và các loại chứng khoán khác của công ty.
II. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập công ty cổ phần
Hồ sơ đăng ký thành lập công ty cổ phần được chuẩn bị theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, bao gồm các giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty cổ phần theo mẫu quy định.
- Điều lệ công ty cổ phần, có đầy đủ nội dung theo luật và chữ ký của các cổ đông sáng lập.
- Danh sách cổ đông sáng lập của công ty cổ phần; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
- Bản sao hợp lệ các giấy tờ pháp lý, bao gồm:
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (Căn cước, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực);
- Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông sáng lập là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền (nếu có).;
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.
Lưu ý:
- Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
- Trường hợp cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.
- Văn bản uỷ quyền theo quy định tại Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
III. Cách thức thực hiện đăng ký thành lập công ty cổ phần
1. Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Người thành lập công ty cổ phần hoặc người được ủy quyền có thể thực hiện thủ tục đăng ký thành lập công ty đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
2. Tiếp nhận, xử lý hồ sơ và trả kết quả
Bước 1: Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số hoặc ký xác thực hồ sơ và thanh toán phí, lệ phí theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 2: Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử qua tài khoản của người nộp hồ sơ.
Bước 3: Người nộp hồ sơ đăng nhập vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nhận thông tin phản hồi về kết quả xử lý hồ sơ:
- Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp.
- Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
3. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
Việc đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp được thực hiện đồng thời với thời điểm nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp. Nội dung công bố bao gồm các thông tin ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và ngành, nghề kinh doanh của công ty.
IV. Điều kiện thành lập công ty cổ phần
1. Điều kiện về chủ thể thành lập
Công ty cổ phần phải có ít nhất 03 cổ đông sáng lập và không giới hạn số lượng cổ đông tối đa. Trong quá trình hoạt động, công ty phải duy trì số lượng cổ đông tối thiểu theo quy định.
Cổ đông có thể là cá nhân hoặc tổ chức, với điều kiện có đầy đủ năng lực pháp lý theo quy định của pháp luật.
2. Điều kiện về tên công ty
Tên tiếng Việt của công ty cổ phần phải bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau:
- Loại hình doanh nghiệp: “Công ty cổ phần” hoặc “Công ty CP”;
- Tên riêng của doanh nghiệp, được viết bằng chữ cái tiếng Việt, có thể kèm theo các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Lưu ý:
Tên doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc, trừ những doanh nghiệp đã giải thể hoặc đã có quyết định có hiệu lực của Tòa án tuyên bố doanh nghiệp bị phá sản. Do đó trước khi đăng ký, doanh nghiệp nên tra cứu tên trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tránh trùng hoặc gây nhầm lẫn.
3. Điều kiện về vốn điều lệ
Vốn điều lệ là tổng giá trị mệnh giá cổ phần mà các cổ đông đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty. Pháp luật hiện hành không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu, trừ trường hợp doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề có yêu cầu về vốn pháp định theo quy định chuyên ngành.
4. Điều kiện về ngành, nghề kinh doanh
Doanh nghiệp phải đăng ký ngành, nghề kinh doanh theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 36/2025/QĐ-TTg. Đối với ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật trước hoặc trong quá trình hoạt động.
V. Lệ phí giải quyết thủ tục thành lập công ty cổ phần
Lệ phí giải quyết thủ tục thành lập công ty cổ phần sẽ được tính tùy theo hình thức mà doanh nghiệp nộp hồ sơ. Hiện doanh nghiệp đượcmiễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bài viết trên đã cung cấp tới bạn đọc những thông tin cơ bản và cần thiết liên quan đến hồ sơ thành lập công ty cổ phần, lệ phí đăng ký cũng như trình tự, thủ tục nộp hồ sơ theo quy định pháp luật.
Công ty Luật YBS luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình thành lập, từ tư vấn lựa chọn loại hình doanh nghiệp, soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ pháp lý, đến hỗ trợ thực hiện các thủ tục về thuế, hóa đơn, đăng ký ban đầu sau thành lập, bảo đảm nhanh chóng, chính xác và đúng quy định của pháp luật hiện hành.
