Đăng ký hộ kinh doanh là bước đầu tiên để cá nhân hoặc hộ gia đình bắt đầu hoạt động hợp pháp. Tuy nhiên, nhiều người vẫn gặp vướng mắc khi không biết cần chuẩn bị những giấy tờ gì, điều kiện ra sao và thủ tục thực hiện như thế nào.
Bài viết dưới đây của YBS sẽ giúp bạn nắm rõ hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh theo quy định mới, đồng thời làm rõ các điều kiện cấp phép và những lưu ý quan trọng khi phát sinh thêm địa điểm kinh doanh.
1. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh gồm những giấy tờ gì?
Việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh tưởng chừng đơn giản nhưng lại là bước khiến nhiều người gặp vướng mắc nhất khi bắt đầu kinh doanh. Theo quy định tại khoản 2 Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bao gồm các thành phần cơ bản sau:
- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (mẫu hiện hành là Mẫu số 1 Phụ lục II đính kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC)
- Bản sao văn bản ủy quyền của thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh đối với trường hợp hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập (Văn bản này cần được công chứng hoặc chứng thực).
- Trong một số trường hợp, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu cung cấp thêm bản sao CCCD, Căn cước của cá nhân đối với chủ hộ hoặc các thành viên hộ gia đình.
- Văn bản uỷ quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh theo quy định tại Điều 93 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Tuy nhiên trên thực tế, không phải hồ sơ nào cũng cần đầy đủ toàn bộ các giấy tờ này. Nếu bạn đăng ký với tư cách cá nhân thì thủ tục sẽ đơn giản hơn rất nhiều, chỉ cần giấy đề nghị và giấy tờ tùy thân (nếu có).
Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh được nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đăng ký trụ sở. Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận trong vòng 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ và đủ điều kiện cấp. Trường hợp hồ sơ không đủ điểu kiện cấp, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và các yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
2. Điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
Không chỉ cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hộ kinh doanh còn phải đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật thì mới được cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Thứ nhất, về chủ thể: Cá nhân, thành viên hộ gia đình thành lập hộ kinh doanh không thuộc trường hợp không được thành lập hộ kinh doanh theo khoản 2 Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và quy định khác.
Thứ hai, về ngành nghề kinh doanh:, Ngành nghề đăng ký không được thuộc danh mục bị cấm. Đây là điều kiện mang tính bắt buộc và không có ngoại lệ. Nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện, hộ kinh doanh phải đáp ứng đủ điều kiện theo quy định và phải đảm bảo duy trì đủ điều kiện đó trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh.
Thứ ba, về tên hộ kinh doanh: Tên hộ kinh doanh phải được đặt đúng cấu trúc, không trùng với tên hộ kinh doanh đã đăng ký trong phạm vi cấp xã và không vi phạm các yếu tố về sở hữu công nghiệp, lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục. Đặc biệt, hộ kinh doanh không được sử dụng các cụm từ như “công ty”, “tổng công ty” hoặc “doanh nghiệp” trong tên gọi để tránh gây nhầm lẫn về loại hình pháp lý.
Thứ ba, về trụ sở hộ kinh doanh: Vì trụ sở là nơi hộ kinh doanh thực hiện hoạt động kinh doanh, do đó cần lưu ý mộ số trường hợp trụ sở không đủ điều kiện để làm nơi kinh doanh (ví dụ như chung cư chỉ có chức năng để ở ).
Ngoài ra, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh phải đảm bảo đầy đủ, hợp lệ và người đăng ký phải hoàn thành nghĩa vụ lệ phí theo quy định. Trên thực tế, nhiều hồ sơ bị chậm xử lý không phải do không đủ điều kiện mà chỉ vì những lỗi nhỏ như thiếu chữ ký, sai thông tin cá nhân hoặc kê khai chưa chính xác địa chỉ kinh doanh.
Điểm đáng lưu ý là quy trình xét duyệt hiện nay tuy nhanh hơn trước nhưng lại kiểm tra kỹ hơn, đặc biệt là các thông tin cá nhân liên quan đến chủ hộ và địa điểm kinh doanh. Thông tin cá nhân cần chính xác so với thông tin được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp thông tin cá nhân được kê khai có sai khác so với thông tin được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, chủ hộ kinh doanh hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh có trách nhiệm liên hệ với cơ quan có thẩm quyền quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để hiệu chỉnh thông tin trước khi thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh.
3. Những ai có quyền thành lập hộ kinh doanh?
Không phải bất kỳ ai cũng có thể đứng tên đăng ký hộ kinh doanh. Pháp luật đã quy định khá rõ về đối tượng được phép và không được phép thành lập loại hình này.
Về nguyên tắc, cá nhân hoặc thành viên hộ gia đình là công dân Việt Nam, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự đều có quyền đăng ký hộ kinh doanh. Đây là điểm giúp mô hình hộ kinh doanh trở nên linh hoạt và phù hợp với các hoạt động buôn bán nhỏ lẻ. Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp bị hạn chế nhằm đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm pháp lý. Theo quy định tại khoản 2 Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP một số trường hợp không được thành lập hộ kinh doanh như:
- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc.
- Người đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.
- Người không được thành lập hộ kinh doanh theo quy định của luật.
Việc giới hạn này không nhằm gây khó khăn mà để đảm bảo rằng chủ thể kinh doanh có đủ năng lực chịu trách nhiệm đối với hoạt động kinh doanh của hộ.
4. Thủ tục thông báo khi mở thêm địa điểm kinh doanh
Khi hoạt động kinh doanh phát triển, việc mở thêm cửa hàng hoặc địa điểm mới là điều rất phổ biến. Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh lại bỏ qua bước thông báo với cơ quan chức năng, dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có. Theo quy định tại Điều 87 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh hoàn toàn có thể hoạt động tại nhiều địa điểm khác nhau trong phạm vi cả nước nhưng bắt buộc phải chọn một địa điểm làm trụ sở chính và thực hiện thông báo cho Cơ quan quản lý thuế, cơ quan quản lý thị trường đối với các địa điểm còn lại.
Điều này có nghĩa là bạn không cần đăng ký lại từ đầu, nhưng vẫn phải cập nhật thông tin với cơ quan quản lý để đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Về thủ tục, hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh ngoài trụ sở chính gửi Thông báo về việc thành lập địa điểm kinh doanh đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở của hộ kinh doanh trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày địa điểm kinh doanh đi vào hoạt động (Mẫu số 01/TB-ĐĐKD ban hành kèm theo Thông tư 18/2026/TT-BTC).
Trường hợp hộ kinh doanh thay đổi thông tin, tạm ngừng, chấm dứt hoạt động đối với địa điểm kinh doanh thì hộ kinh doanh thực hiện thông báo theo Mẫu số 01/TB-ĐĐKD như trên đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở của hộ kinh doanh trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày thay đổi thông tin, tạm ngừng, chấm dứt hoạt động
Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh không quá phức tạp, nhưng nếu không nắm rõ quy định, bạn vẫn có thể gặp nhiều rắc rối trong quá trình thực hiện. Từ việc chuẩn bị đúng giấy tờ, đáp ứng điều kiện cấp phép cho đến việc tuân thủ nghĩa vụ khi mở rộng địa điểm kinh doanh – tất cả đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp.
YBS khuyến nghị cá nhân, hộ gia đình khi bắt đầu kinh doanh nên tìm hiểu kỹ quy định pháp luật hoặc tham khảo ý kiến tư vấn chuyên môn để tránh sai sót ngay từ đầu, tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình thành lập và vận hành hộ kinh doanh.
