Hộ kinh doanh là mô hình phù hợp với cá nhân, hộ gia đình muốn bắt đầu hoạt động kinh doanh với thủ tục đơn giản và chi phí thấp. Từ ngày 01/7/2025, nhiều quy định mới liên quan đến đăng ký hộ kinh doanh đã chính thức có hiệu lực, đặc biệt là việc chuyển thẩm quyền đăng ký về cấp xã và thay đổi một số quy định về quản lý thuế.
Vậy thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể mới nhất năm 2026 được thực hiện như thế nào? Hồ sơ gồm những giấy tờ gì? Hãy cùng Luật YBS tìm hiểu chi tiết dưới đây.
1. Điều kiện đăng ký hộ kinh doanh năm 2026
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cá nhân hoặc hộ gia đình muốn thành lập hộ kinh doanh phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chủ thể, năng lực hành vi dân sự và không thuộc các trường hợp bị pháp luật cấm thành lập hộ kinh doanh.
Chủ thể có quyền thành lập hộ kinh doanh
Các đối tượng được quyền đăng ký hộ kinh doanh bao gồm:
- Công dân Việt Nam có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của Bộ luật Dân sự.
- Một cá nhân có thể đứng tên thành lập hộ kinh doanh và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh.
- Các thành viên trong cùng một hộ gia đình có thể cùng đăng ký thành lập hộ kinh doanh và phải thống nhất cử một người làm chủ hộ kinh doanh.
Trong trường hợp hộ kinh doanh được thành lập bởi nhiều thành viên hộ gia đình, các thành viên phải lập văn bản ủy quyền cho một người đại diện làm chủ hộ kinh doanh. Văn bản này cần được công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật.
Ngoài ra, hộ kinh doanh phải đăng ký địa điểm kinh doanh cụ thể, ngành nghề kinh doanh không thuộc danh mục cấm đầu tư kinh doanh và đáp ứng các điều kiện chuyên ngành nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện.
Các trường hợp không được thành lập hộ kinh doanh
Theo Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, các đối tượng sau không được quyền thành lập hộ kinh doanh:
- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Người đang bị tạm giam.
- Người đang chấp hành hình phạt tù.
- Người đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc.
- Người đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở giáo dục bắt buộc.
- Người bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ.
- Người bị Tòa án cấm hành nghề hoặc cấm thực hiện một số công việc nhất định.
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Những trường hợp được miễn đăng ký hộ kinh doanh
Không phải mọi hoạt động kinh doanh đều bắt buộc phải đăng ký hộ kinh doanh. Một số trường hợp được miễn đăng ký gồm:
- Hộ gia đình sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp hoặc làm muối.
- Người bán hàng rong.
- Người bán quà vặt.
- Người buôn chuyến.
- Người kinh doanh lưu động.
- Người kinh doanh thời vụ.
- Người làm dịch vụ có thu nhập thấp theo quy định của từng địa phương.
Tuy nhiên, nếu các đối tượng trên kinh doanh ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện thì vẫn phải thực hiện đăng ký hộ kinh doanh theo quy định.
2. Những thay đổi quan trọng khi đăng ký hộ kinh doanh từ năm 2026
Từ ngày 01/7/2025, nhiều quy định mới đã tác động trực tiếp đến hoạt động đăng ký và quản lý hộ kinh doanh. Đây là những nội dung mà cá nhân, hộ gia đình cần đặc biệt lưu ý.
Chuyển thẩm quyền đăng ký về cấp xã
Trước đây, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh được nộp tại Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc UBND cấp huyện. Tuy nhiên, theo Nghị định 125/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2025, thẩm quyền này được chuyển giao cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.
Điều này giúp người dân thực hiện thủ tục thuận tiện hơn, giảm thời gian đi lại và rút ngắn khoảng cách tiếp cận cơ quan hành chính.
Người đăng ký có thể nộp hồ sơ tại bất kỳ cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nào trong cùng tỉnh, thành phố nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở. Tuy nhiên, cơ quan có thẩm quyền giải quyết cuối cùng vẫn là cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đặt địa điểm kinh doanh.
Bỏ giới hạn số lượng lao động
Một trong những thay đổi quan trọng nhất là việc bãi bỏ quy định hộ kinh doanh chỉ được sử dụng tối đa 10 lao động.
Theo quy định mới, hộ kinh doanh được quyền thuê số lượng lao động không giới hạn tùy theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh thực tế. Điều này tạo điều kiện cho các hộ kinh doanh mở rộng quy mô hoạt động mà không bắt buộc phải chuyển đổi sang loại hình doanh nghiệp như trước đây.
Sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế
Theo Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn hiện hành, từ ngày 01/7/2025, số định danh cá nhân sẽ được sử dụng thay thế mã số thuế đối với cá nhân kinh doanh và hộ kinh doanh.
Việc đồng bộ dữ liệu giữa cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ quan thuế giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, hạn chế tình trạng trùng lặp thông tin và thuận tiện hơn trong quá trình quản lý thuế.
Sàn thương mại điện tử kê khai và nộp thuế thay
Đối với hộ kinh doanh hoạt động trên các sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán, sàn giao dịch sẽ thực hiện việc khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay theo quy định của Nghị định 117/2025/NĐ-CP.
Quy định này giúp giảm đáng kể nghĩa vụ kê khai thuế trực tiếp của hộ kinh doanh, đồng thời tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh trực tuyến.
Đơn giản hóa thủ tục chuyển đổi lên doanh nghiệp
Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã bổ sung cơ chế liên thông dữ liệu giữa hộ kinh doanh, cơ quan đăng ký doanh nghiệp và cơ quan thuế.
Khi hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp:
- Thông tin đăng ký được đồng bộ tự động.
- Không phải thực hiện nhiều thủ tục chấm dứt và đăng ký lại như trước.
- Trạng thái hộ kinh doanh được cập nhật trên hệ thống quản lý.
- Giảm đáng kể thời gian xử lý hồ sơ.
Đây là bước cải cách quan trọng nhằm khuyến khích hộ kinh doanh phát triển lên mô hình doanh nghiệp.
3. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể năm 2026
Căn cứ Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bao gồm:
Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh
Đây là tài liệu quan trọng nhất trong bộ hồ sơ.
Nội dung kê khai thường bao gồm:
- Tên hộ kinh doanh.
- Địa chỉ trụ sở hộ kinh doanh.
- Ngành nghề kinh doanh.
- Vốn kinh doanh.
- Thông tin chủ hộ kinh doanh.
- Thông tin các thành viên hộ gia đình tham gia thành lập (nếu có).
Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh phải được lập theo Mẫu số 1 Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC. Mẫu giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh
Văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình
Trường hợp hộ kinh doanh do nhiều thành viên hộ gia đình cùng đăng ký thành lập thì phải có:
- Bản sao văn bản ủy quyền cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh.
- Văn bản phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ.
Giấy tờ pháp lý của chủ hộ và thành viên hộ gia đình
Trên thực tế, cơ quan đăng ký thường yêu cầu xuất trình hoặc cung cấp bản sao giấy tờ tùy thân để đối chiếu thông tin, bao gồm:
- Căn cước công dân.
- Thẻ căn cước.
- Giấy tờ pháp lý khác có giá trị tương đương theo quy định.
Người đăng ký nên chuẩn bị sẵn các giấy tờ này để quá trình tiếp nhận hồ sơ diễn ra thuận lợi hơn.
4. Quy trình đăng ký hộ kinh doanh cá thể mới nhất năm 2026
Theo Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người đăng ký cần rà soát kỹ các thông tin trước khi nộp hồ sơ, đặc biệt là:
- Tên hộ kinh doanh.
- Địa chỉ trụ sở.
- Ngành nghề kinh doanh.
- Thông tin chủ hộ kinh doanh.
- Thông tin thành viên hộ gia đình (nếu có).
Việc kê khai chính xác ngay từ đầu sẽ giúp tránh phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ nhiều lần.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Chủ hộ kinh doanh hoặc người được ủy quyền có thể lựa chọn một trong các hình thức sau:
Nộp trực tiếp
Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.
Nộp qua dịch vụ bưu chính
Người đăng ký gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
Nộp trực tuyến
Thực hiện thông qua:
- Cổng Dịch vụ công trực tuyến.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Người nộp hồ sơ cần sử dụng tài khoản định danh điện tử hoặc chữ ký số theo hướng dẫn của hệ thống.
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ:
- Cấp giấy biên nhận hồ sơ.
- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
- Đối chiếu điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ:
Trường hợp hồ sơ hợp lệ
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã:
- Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Gửi thông tin sang cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Cập nhật dữ liệu trên hệ thống đăng ký kinh doanh.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ thông báo bằng văn bản, trong đó:
- Nêu rõ lý do từ chối.
- Chỉ rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
- Hướng dẫn người đăng ký hoàn thiện hồ sơ.
Bước 4: Nhận kết quả
Người đăng ký nhận:
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nếu có).
Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, kết quả sẽ được trả thông qua hệ thống điện tử hoặc theo phương thức đã đăng ký.
Trong trường hợp quá thời hạn 03 ngày làm việc mà không nhận được phản hồi, người nộp hồ sơ có quyền khiếu nại hoặc phản ánh theo quy định của pháp luật.
5. Chi phí đăng ký hộ kinh doanh cá thể
Chi phí đăng ký hộ kinh doanh thường không quá lớn và bao gồm các khoản cơ bản sau:
Lệ phí đăng ký hộ kinh doanh
Mức lệ phí do Hội đồng nhân dân từng địa phương quy định.
Thông thường dao động từ:
- 100.000 đồng đến 300.000 đồng/lần đăng ký.
Chi phí công chứng, chứng thực
Nếu hồ sơ có văn bản ủy quyền hoặc giấy tờ cần chứng thực thì người đăng ký sẽ phát sinh thêm chi phí công chứng theo quy định.
Chi phí dịch vụ pháp lý
Trường hợp sử dụng dịch vụ hỗ trợ đăng ký hộ kinh doanh từ các đơn vị tư vấn pháp lý, mức phí thường dao động:
- Từ 300.000 đồng đến 800.000 đồng hoặc cao hơn tùy phạm vi công việc.
Việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp hạn chế sai sót hồ sơ, tiết kiệm thời gian và đảm bảo thủ tục được thực hiện đúng quy định pháp luật.
Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể năm 2026 nhìn chung khá đơn giản, thời gian giải quyết nhanh và có thể thực hiện trực tiếp hoặc trực tuyến. Tuy nhiên, người đăng ký cần nắm rõ điều kiện thành lập, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và kê khai chính xác thông tin để tránh bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc bị từ chối cấp giấy chứng nhận.
Nếu bạn đang có nhu cầu thành lập hộ kinh doanh hoặc cần tư vấn về các thủ tục pháp lý liên quan đến đăng ký kinh doanh, thuế, giấy phép con hoặc chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp, Luật YBS sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và đúng quy định pháp luật hiện hành.
