Việc tự nộp đơn đăng ký nhãn hiệu có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ban đầu, nhưng chỉ cần một sai sót nhỏ trong tờ khai cũng có thể dẫn đến việc đơn bị đình chỉ hoặc mất quyền ưu tiên. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng trường thông tin theo quy định tại Thông tư 23/2023/TT-BKHCN.
I. Mẫu Nhãn Hiệu Khi Nộp Đơn Đăng Ký Nhãn Hiệu
Đây là phần xác định đối tượng bảo hộ. Sai sót ở đây thường dẫn đến việc phải nộp lại đơn mới vì không được phép sửa đổi mẫu nhãn hiệu sau khi đã nộp.
1. Mẫu nhãn hiệu
- Kích thước: Phải trình bày trong khung 8x8cm. Không được nhỏ hơn 2x2cm.
- Độ sắc nét: Nếu nhãn hiệu có chữ nhỏ hoặc chi tiết mảnh, bạn cần đảm bảo bản in cực kỳ sắc nét để Cục SHTT có thể quét (scan) vào hệ thống mà không bị nhòe.
- Nhãn hiệu âm thanh: Nếu đăng ký âm thanh, bạn không dán hình mà phải cung cấp bản ký âm (nốt nhạc) hoặc đồ thị biểu diễn sóng âm, kèm theo tệp dữ liệu âm thanh.
2. Loại nhãn hiệu
Cần tích chọn chính xác 01 trong các loại sau:
- Nhãn hiệu tập thể: Dùng cho các hiệp hội, hợp tác xã.
- Nhãn hiệu chứng nhận: Dùng cho các đơn vị kiểm định, chứng nhận chất lượng (như “Hàng Việt Nam chất lượng cao”).
- Nhãn hiệu liên kết: Nếu bạn đã có một nhãn hiệu tương tự trước đó cho cùng nhóm sản phẩm. (Tuy nhiên, hiện nay quy định về loại nhãn hiệu này chưa được áp dụng trên thực tế, nên không cần quan tâm khi nộp đơn)
- Nhãn hiệu ba chiều: Cần nộp kèm hình chụp/vẽ từ các góc độ khác nhau (trước, sau, trên xuống…).
3. Mô tả nhãn hiệu (Trường thông tin dễ sai nhất)
Bạn không được viết tùy hứng mà phải tuân thủ quy tắc:
- Phần hình: Mô tả rõ hình gì (ví dụ: hình con sư tử đang đứng, hình đa giác cách điệu…).
- Phần chữ: Ghi rõ các từ ngữ xuất hiện trên nhãn hiệu.
- Phiên âm & Dịch nghĩa: Nếu nhãn hiệu có tiếng nước ngoài (không phải tiếng Anh) hoặc từ ngữ không phổ biến, bạn bắt buộc phải phiên âm ra tiếng Việt và dịch nghĩa (nếu có nghĩa).
- Màu sắc: Liệt kê cụ thể các màu có trong nhãn (Đỏ, xanh, vàng…). Nếu chỉ muốn bảo hộ đen trắng, hãy ghi “Đen, trắng”.
II. Thông Tin Chủ Sở Hữu (Người Nộp Đơn)
- Tên đầy đủ: Đối với cá nhân, phải ghi đúng theo CCCD (nên viết hoa). Đối với doanh nghiệp, phải ghi đúng tên trên Giấy ĐKDN (kể cả các ký tự như “CP”, “TNHH”).
- Địa chỉ: Ghi theo địa chỉ thường trú (cá nhân) hoặc trụ sở chính (doanh nghiệp). Địa chỉ này phải tồn tại để nhận thông báo từ Cục SHTT.
- Điện thoại/Email: Tuyệt đối không được bỏ trống. Đây là kênh liên lạc nhanh nhất khi đơn có sự cố.
III. Đại Diện Của Người Nộp Đơn
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp tự đi nộp, hãy tích vào ô “là người đại diện theo pháp luật”.
Nếu ủy quyền cho một cá nhân khác hoặc Tổ chức đại diện SHTT (Công ty Luật):
- Cần ghi rõ Mã số đại diện (nếu là tổ chức chuyên nghiệp).
- Phải gửi kèm theo Giấy ủy quyền hợp lệ.
IV. Yêu Cầu Hưởng Quyền Ưu Tiên
Mục này cực kỳ quan trọng nếu bạn đã nộp đơn ở nước ngoài trong vòng 6 tháng qua.
- Phải ghi rõ: Số đơn gốc, ngày nộp đơn đầu tiên, và quốc gia nộp đơn.
- Lợi ích: Bạn sẽ được coi là đã nộp đơn tại Việt Nam vào đúng ngày bạn nộp tại nước ngoài, giúp “đánh bại” các đối thủ nộp đơn sau đó tại Việt Nam.
V. Danh Mục Hàng Hóa, Dịch Vụ (Kỹ Thuật Phân Nhóm)
Đây là “linh hồn” của tờ khai, quyết định phạm vi quyền lợi của bạn.
- Áp dụng Bảng phân loại Ni-xơ 13-2026: Việt Nam áp dụng bảng phân loại quốc tế. Bạn cần xác định sản phẩm của mình thuộc nhóm nào (từ nhóm 1 đến nhóm 45).
Các bạn có thể tải Bảng phân loại tại Đường dẫn sau:
https://ipvietnam.gov.vn/documents/20182/2249052/NICE+2026+final.pdf/560accbe-1c97-4faa-bfac-95c3f8571bad
Cách ghi tên sản phẩm
- Sử dụng các thuật ngữ có sẵn trong bảng phân loại để đơn được duyệt nhanh.
- Ví dụ: Thay vì ghi “Đồ ăn”, hãy ghi “Nhóm 29: Thịt lợn; Thịt đóng hộp”.
Lưu ý về phí
- Phí nộp đơn tính dựa trên số lượng nhóm và số lượng sản phẩm trong mỗi nhóm.
- Số sản phẩm/dịch vụ và số nhóm càng nhiều, chi phí nộp đơn sẽ càng cao.
- Chi phí này bạn có thể tự tính hoặc cán bộ nhận đơn sẽ tính cho bạn.
VI. Các Tài Liệu Có Trong Đơn (Checklist)
Cuối tờ khai, bạn phải tích chọn các tài liệu đính kèm. Một bộ hồ sơ chuẩn gồm:
- 02 Tờ khai (theo mẫu 08).
Tải về mẫu tờ khai tại đâyPDF Loading... - 05 Mẫu nhãn hiệu kèm theo (rời ngoài tờ khai).
- Chứng từ nộp phí, lệ phí (biên lai ngân hàng hoặc phiếu thu).
- Giấy ủy quyền (nếu thông qua đại diện).
- Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên (nếu có).
VII. 3 Lưu Ý Cho Người Lần Đầu Nộp Đơn
1. Kiểm tra tính thống nhất
Tên người nộp đơn trên tờ khai, giấy ủy quyền và biên lai nộp phí phải trùng khớp 100%.
2. Đừng “tham” nhóm
Nhiều người chọn quá nhiều nhóm hàng hóa để bảo hộ rộng, dẫn đến chi phí rất cao và dễ bị trùng lặp với người khác, khiến đơn bị bác bỏ toàn bộ. Hãy tập trung vào lĩnh vực cốt lõi.
3. Hậu kiểm
Sau khi nộp đơn, bạn cần theo dõi đơn qua 3 giai đoạn:
- Thẩm định hình thức (1 tháng)
- Công bố đơn (2 tháng)
- Thẩm định nội dung (9-12 tháng hoặc lâu hơn)
Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, CÔNG TY LUẬT TNHH YBS hỗ trợ khách hàng rà soát tờ khai và tối ưu danh mục hàng hóa hoàn toàn miễn phí trong lần tư vấn đầu tiên. Đừng để một lỗi chính tả làm mất đi thương hiệu trị giá tỷ đồng của bạn!
