Trong bối cảnh thủ tục hành chính ngày càng được số hóa và đơn giản hóa, việc yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp không còn đòi hỏi người có nhu cầu phải trực tiếp thực hiện toàn bộ quy trình như trước đây. Pháp luật hiện hành cho phép thực hiện thủ tục thông qua hình thức ủy quyền hoặc khai thay trong một số trường hợp nhất định, tạo điều kiện thuận lợi cho những người đang cư trú xa nơi thường trú, có lịch trình công tác bận rộn hoặc gặp khó khăn trong việc trực tiếp thực hiện thủ tục.
Tuy nhiên, đối với các trường hợp này, người yêu cầu không được sử dụng mẫu tờ khai thông thường mà phải kê khai theo Mẫu số 02/2025/LLTP. Việc điền đầy đủ và chính xác các thông tin trong biểu mẫu có ý nghĩa quan trọng, giúp hồ sơ được tiếp nhận và xử lý thuận lợi, đồng thời hạn chế nguy cơ phải sửa đổi, bổ sung hoặc bị từ chối tiếp nhận do sai sót trong quá trình kê khai.
1. Những Trường Hợp Phải Sử Dụng Mẫu Số 02/2025/LLTP
Mẫu số 02/2025/LLTP được áp dụng đối với các trường hợp yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp thông qua người khác thực hiện thay, bao gồm:
- Trường hợp ủy quyền. Người có nhu cầu được cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 nhưng không thể trực tiếp nộp hồ sơ hoặc nhận kết quả có thể ủy quyền cho cá nhân khác thay mặt mình thực hiện thủ tục theo quy định của pháp luật. Người được ủy quyền có thể là người thân trong gia đình, cá nhân được tin cậy hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ pháp lý được ủy quyền hợp pháp.
- Trường hợp khai thay cho người chưa thành niên. Cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp được quyền thay mặt người chưa thành niên thực hiện thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp.
Lưu ý quan trọng:
Theo quy định hiện hành, việc ủy quyền chỉ được áp dụng đối với yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1. Đối với Phiếu lý lịch tư pháp số 2, cá nhân có yêu cầu về nguyên tắc phải trực tiếp thực hiện thủ tục, ngoại trừ trường hợp cha, mẹ hoặc người giám hộ yêu cầu cấp Phiếu cho người chưa thành niên theo quy định của pháp luật.
2. Hướng Dẫn Kê Khai Các Nội Dung Quan Trọng Trong Mẫu Số 02/2025/LLTP
Phần I. Thông Tin Người Được Ủy Quyền Hoặc Người Khai Thay
Đây là phần thông tin của người trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền.
Họ và tên: Thông tin phải được ghi đầy đủ bằng chữ in hoa, có dấu và thống nhất với giấy tờ tùy thân hợp lệ.
Giấy tờ tùy thân: Người kê khai cần ghi chính xác số Căn cước công dân, Thẻ căn cước hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng. Đối với người chưa thành niên đã được cấp số định danh cá nhân, cần kê khai đúng theo thông tin trên giấy tờ nhân thân.
Quan hệ với người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp: Cần xác định rõ mối quan hệ với người có yêu cầu cấp Phiếu như cha, mẹ, vợ, chồng, con, người giám hộ hoặc người được ủy quyền.
Thông tin về văn bản ủy quyền: Trong trường hợp người thực hiện thủ tục không thuộc nhóm cha, mẹ, vợ, chồng hoặc con của người yêu cầu cấp Phiếu, hồ sơ phải kèm theo văn bản ủy quyền được công chứng hoặc chứng thực theo quy định.
Tờ khai cần thể hiện đầy đủ thông tin về số, ngày lập và hình thức xác nhận của văn bản ủy quyền để bảo đảm giá trị pháp lý.
3. Hướng Dẫn Kê Khai Thông Tin Của Người Được Cấp Phiếu Lý Lịch Tư Pháp
Đây là phần nội dung quan trọng nhất của tờ khai và là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp.
Thông tin nhân thân: Người kê khai cần ghi đầy đủ các thông tin về họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, nơi sinh, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu, địa chỉ thường trú và địa chỉ tạm trú (nếu có). Các thông tin phải bảo đảm thống nhất với cơ sở dữ liệu dân cư và giấy tờ nhân thân hợp pháp.
Quá trình cư trú từ đủ 14 tuổi trở lên: Đây là một trong những nội dung thường phát sinh sai sót khiến hồ sơ phải bổ sung hoặc kéo dài thời gian giải quyết.
Người kê khai cần liệt kê đầy đủ:
- Khoảng thời gian cư trú;
- Địa chỉ thường trú hoặc tạm trú tương ứng;
- Nghề nghiệp;
- Nơi làm việc hoặc học tập trong từng giai đoạn.
Đối với người đã từng công tác trong lực lượng vũ trang, cần ghi rõ đơn vị công tác, cấp bậc hoặc chức vụ đã đảm nhiệm. Trường hợp người nước ngoài từng cư trú tại Việt Nam phải khai báo đầy đủ quá trình cư trú trong thời gian sinh sống và làm việc tại Việt Nam.
4. Cách Lựa Chọn Loại Phiếu Lý Lịch Tư Pháp Và Nội Dung Yêu Cầu Xác Nhận
Lựa chọn loại Phiếu lý lịch tư pháp: Người yêu cầu cần xác định chính xác loại Phiếu theo mục đích sử dụng. Trong trường hợp thực hiện thủ tục thông qua ủy quyền, thông thường sẽ lựa chọn Phiếu lý lịch tư pháp số 1 theo yêu cầu của cơ quan tuyển dụng, cơ sở giáo dục, cơ quan quản lý lao động hoặc các tổ chức khác có liên quan.
Yêu cầu xác nhận về tình trạng cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp: Người yêu cầu cần lựa chọn nội dung xác nhận phù hợp theo nhu cầu sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp. Thông tin này liên quan đến các quyết định của Tòa án về phá sản doanh nghiệp theo quy định của pháp luật phá sản.
5. Thành Phần Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị
Để bảo đảm hồ sơ được tiếp nhận và giải quyết thuận lợi, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Tờ khai Mẫu số 02/2025/LLTP đã được kê khai đầy đủ và ký xác nhận;
- Văn bản ủy quyền hợp lệ (nếu thuộc trường hợp phải ủy quyền);
- Giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình trong trường hợp cha, mẹ, vợ, chồng hoặc con thực hiện thủ tục thay;
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu và người được ủy quyền hoặc người khai thay;
- Các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ trong từng trường hợp cụ thể.
Ngoài ra, người yêu cầu cần thực hiện nghĩa vụ nộp lệ phí theo mức thu do pháp luật quy định và chuẩn bị các giấy tờ chứng minh thuộc diện được giảm hoặc miễn lệ phí (nếu có).
6. Mẫu Số 02/2025/LLTP Tờ Khai Lý Lịch Tư Pháp Số 1 Trường Hợp Ủy Quyền
Để hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục đúng quy định, dưới đây là Mẫu số 02/2025/LLTP – Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 trong trường hợp ủy quyền hoặc khai thay theo biểu mẫu hiện hành. Người yêu cầu cần sử dụng đúng mẫu, kê khai đầy đủ các thông tin theo hướng dẫn và ký xác nhận trước khi nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền hoặc thực hiện thủ tục trực tuyến theo quy định.
Việc thực hiện thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp thông qua hình thức ủy quyền hoặc khai thay là giải pháp phù hợp đối với nhiều cá nhân không có điều kiện trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính. Tuy nhiên, do đây là thủ tục liên quan đến dữ liệu nhân thân và tình trạng lý lịch tư pháp của cá nhân nên yêu cầu về tính chính xác của hồ sơ được đặt ra rất cao.
Do đó, trước khi nộp hồ sơ, người yêu cầu nên rà soát kỹ toàn bộ thông tin kê khai, đặc biệt là quá trình cư trú, thông tin nhân thân và căn cứ ủy quyền. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng biểu mẫu và đúng quy định không chỉ giúp rút ngắn thời gian giải quyết mà còn hạn chế tối đa các vướng mắc phát sinh trong quá trình xử lý hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền.
Nếu bạn đang cần Mẫu số 02/2025/LLTP mới nhất, hãy tham khảo và sử dụng đúng biểu mẫu theo quy định hiện hành để quá trình xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp được thực hiện nhanh chóng, chính xác và đúng quy định của pháp luật.
