Trong quá trình xây dựng thương hiệu, logo là yếu tố nhận diện quan trọng mà mọi doanh nghiệp đều phải quan tâm. Tuy nhiên, để logo được pháp luật bảo vệ, doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ. Thực tế, nhiều đơn vị gặp khó khăn vì không nắm rõ hồ sơ cần chuẩn bị hoặc quy trình xử lý hồ sơ đăng ký logo.
Vậy hồ sơ đăng ký logo công ty gồm những gì? Quy trình thực hiện ra sao và phải lưu ý điều gì để không bị từ chối đơn? Công ty Luật TNHH YBS tổng hợp đầy đủ quy định pháp luật và hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây.
I. Khái niệm và cơ sở pháp lý về đăng ký logo công ty
1. Logo công ty được bảo hộ dưới hình thức nào?
Theo pháp luật Việt Nam, logo công ty được bảo hộ dưới dạng “nhãn hiệu” theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005 và các văn bản sửa đổi năm 2009, 2019 và 2022 (“Luật Sở hữu trí tuệ”).
“Nhãn hiệu là dấu hiệu dùng để phân biệt hàng hóa hoặc dịch vụ của các tổ chức, cá nhân khác nhau.”
Điều 72 Luật Sở hữu trí tuệ quy định nhãn hiệu phải là dấu hiệu nhìn thấy được; có khả năng phân biệt và không rơi vào trường hợp không được bảo hộ với danh nghĩa nhãn hiệu theo Điều 73 Luật Sở hữu trí tuệ.
2. Cơ sở pháp lý điều chỉnh thủ tục đăng ký nhãn hiệu
Thủ tục đăng ký logo công ty dưới dạng “nhãn hiệu” hiện nay căn cứ vào các văn bản sau:
- Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005 được sửa đổi, bổ sung năm 2009, 2019, 2022 và các văn bản hướng dẫn
- Bảng phân loại quốc tế các hàng hóa, dịch vụ theo Thỏa ước Nice (hiện đang sử dụng phiên bản 12-2025)
- Quyết định 2774/QĐ-BKHCN.
- Tham khảo hướng dẫn của Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam (IP Vietnam) tại đường dẫn https://www.ipvietnam.gov.vn/web/guest/-oi-tuong-so-huu-cong-nghiep
II. Hồ sơ đăng ký logo công ty bao gồm những gì?
1. Tờ khai đăng ký nhãn hiệu (theo Mẫu số 08 tại Phụ lục I Nghị định số 65/2023/NĐ-CP)
Tờ khai là tài liệu chính và quan trọng nhất trong hồ sơ. Trong tờ khai phải ghi rõ thông tin chủ đơn, dán mẫu logo cần đăng ký và mô tả chi tiết mẫu logo, liệt kê nhóm sản phẩm – dịch vụ cần đăng ký theo Bảng phân loại Nice. Tờ khai phải được kê khai chính xác để đảm bảo quá trình thẩm định diễn ra suôn sẻ.
2. Mẫu logo đăng ký
Doanh nghiệp nộp năm mẫu logo kích thước tối đa 80mm x 80mm, kèm một mẫu dán trên tờ khai. Mẫu logo phải được trình bày rõ ràng, đúng màu sắc yêu cầu bảo hộ, hoặc dưới dạng đen trắng nếu không yêu cầu bảo hộ màu sắc.
3. Giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu logo
Tùy chủ thể đăng ký, hồ sơ phải bao gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đối với tổ chức)
- Căn cước công dân/hộ chiếu (đối với cá nhân)
Nếu nhãn hiệu thuộc đồng sở hữu, cần nộp thêm thỏa thuận đồng sở hữu.
4. Chứng từ nộp lệ phí
Lệ phí bao gồm phí nộp đơn, phí phân loại, phí công bố đơn, phí thẩm định hình thức, thẩm định nội dung, phí cấp văn bằng…
5. Văn bản ủy quyền
Nếu doanh nghiệp nộp đơn thông qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp như YBS, cần có văn bản ủy quyền theo mẫu.
6. Tài liệu xác nhận được phép sử dụng các dấu hiệu đặc biệt (biểu tượng, cờ, huy hiệu, con dấu…)
7. Tài liệu chứng minh quyền đăng ký và quyền ưu tiên (nếu có)
Áp dụng khi chủ đơn thụ hưởng quyền đăng ký từ người khác hoặc muốn hưởng quyền ưu tiên.
8. Một số tài liệu khác đối với đơn đăng ký nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận (tuỳ từng trường hợp sẽ cần tài liệu khác nhau)
– Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể/nhãn hiệu chứng nhận;
– Bản thuyết minh về tính chất, chất lượng đặc thù của sản phẩm mang nhãn hiệu;
– Bản đồ khu vực địa lý;
– Văn bản của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cho phép sử dụng địa danh hoặc dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương để đăng ký nhãn hiệu.
III. Quy trình đăng ký logo công ty theo pháp luật Việt Nam
Dưới đây là bảng mô phỏng quy trình, trình bày tương tự “hình quy trình” trong bài mẫu bạn đã gửi:
Bảng: Quy trình đăng ký logo công ty
| Giai đoạn | Nội dung chính | Thời gian dự kiến |
| Bước 1: Đánh giá hồ sơ | Đánh giá khả năng trùng hoặc tương tự; xác định khả năng bảo hộ | |
| Bước 2: Nộp hồ sơ | Nộp tờ khai, mẫu logo, giấy tờ pháp lý, lệ phí tại Cục SHTT | |
| Bước 3: Thẩm định hình thức | Kiểm tra việc tuân thủ các quy định về hình thức đối với đơn, từ đó đưa ra kết luận đơn có được coi là hợp lệ hay không | 01 tháng kể từ ngày nộp đơn |
| Bước 4: Công bố đơn | Công bố đơn trên Công báo Sở hữu công nghiệp | 02 tháng kể từ ngày chấp nhận đơn hợp lệ |
| Bước 5: Thẩm định nội dung | Đánh giá khả năng bảo hộ và phạm vi bảo hộ | 09 tháng kể từ ngày công bố đơn |
| Bước 6: Ra quyết định cấp/từ chối cấp văn bằng bảo hộ | – Cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu; hoặc – Quyết định từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu * Lưu ý: Người nộp đơn phải nộp các khoản phí, lệ phí trong thời hạn quy định mới được cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu. | Cấp văn bằng bảo hộ: trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày người nộp đơn nộp đầy đủ và đúng hạn các khoản phí và lệ phí |
| Bước 7: Công bố, đăng bạ quyết định cấp văn bằng bảo hộ | Quyết định cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu được công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày ra quyết định và được ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp |
IV. Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký logo
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp bị từ chối đơn hoặc phải sửa đổi hồ sơ vì những lỗi phổ biến như mô tả logo không đầy đủ, phân nhóm hàng hóa sai, hoặc mẫu logo bị xem là không có khả năng phân biệt. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý việc phân loại nhóm dịch vụ theo Bảng phân loại Nice và mô tả logo thật kỹ lưỡng để tránh mất thời gian, công sức sửa đổi, bổ sung đơn.
Ngoài ra, logo không được chứa các dấu hiệu bị cấm như quốc kỳ, biểu tượng của cơ quan nhà nước, tên tổ chức chính trị – xã hội, hoặc các yếu tố mang tính mô tả chung chung. Doanh nghiệp nên nộp đơn càng sớm càng tốt để đảm bảo quyền ưu tiên.
V. Khi nào nên nhờ luật sư hỗ trợ đăng ký logo?
Đăng ký logo là thủ tục pháp lý có tính chuyên môn cao. Doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc phân loại nhóm đúng, mô tả logo chính xác hoặc xử lý công văn thông báo của Cục SHTT. Trường hợp đơn bị dự định từ chối, việc phản hồi đòi hỏi kinh nghiệm và khả năng lập luận pháp lý.
Luật sư hoặc tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp như YBS có thể hỗ trợ tra cứu chuyên sâu, soạn hồ sơ chính xác, theo dõi quá trình thẩm định và đại diện khách hàng giải trình khi cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro bị từ chối và tăng tỷ lệ được cấp văn bằng.
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng quy định ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng được cấp văn bằng và bảo vệ thương hiệu của mình một cách bền vững.
Nếu bạn cần hỗ trợ tra cứu, hoàn thiện hồ sơ hoặc đăng ký logo nhanh chóng và đúng quy định, Công ty Luật TNHH YBS luôn sẵn sàng tư vấn và đồng hành trong toàn bộ quá trình.
