Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh là thủ tục pháp lý bắt buộc khi doanh nghiệp có sự thay đổi về thông tin đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020.
Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình, thủ tục và những lưu ý quan trọng khi thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh.
Các trường hợp phải đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh trong các trường hợp sau:
- Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
- Đăng ký đổi tên doanh nghiệp
- Đăng ký thay đổi thành viên hợp danh
- Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần
- Đăng ký thay đổi vốn điều lệ, phần vốn góp, tỷ lệ phần vốn góp
- Đăng ký thay đổi thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên
- Đăng ký thay đổi chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
- Đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân trong trường hợp bán, tặng cho doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp chết
- Đăng ký thay đổi vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp tư nhân
- Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đối với công ty bị tách, công ty nhận sáp nhập
- Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
Các trường hợp phải thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
- Thông báo thay đổi ngành, nghề kinh doanh
- Thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập công ty cổ phần chưa niêm yết
- Thông báo thay đổi cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài trong công ty cổ phần chưa niêm yết
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế
- Thông báo thay đổi thông tin cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, thông báo thay đổi thông tin người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài, thông báo cho thuê doanh nghiệp tư nhân, thông báo thay đổi thông tin người đại diện theo ủy quyền
Cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
- Khi đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm bổ sung thông tin còn thiếu về số điện thoại của doanh nghiệp trong hồ sơ. Trường hợp doanh nghiệp không bổ sung thông tin về số điện thoại thì hồ sơ đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được coi là không hợp lệ.
- Doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện việc cập nhật, bổ sung thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Luật Doanh nghiệp, như sau:
- Thu thập và hoàn thiện hồ sơ:
- Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng không thuộc các trường hợp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định từ Điều 47 đến Điều 55 Nghị định này, doanh nghiệp gửi thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh nhận thông báo, xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp;
- Trường hợp doanh nghiệp chỉ cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không làm thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định tại các điều từ Điều 56 đến Điều 60 Nghị định này thì doanh nghiệp gửi thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin vào hồ sơ của doanh nghiệp, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp không phải trả phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp cập nhật, bổ sung thông tin về số điện thoại, số fax, thư điện tử, website, địa chỉ của doanh nghiệp do thay đổi về địa giới hành chính và các trường hợp quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp thông qua quyết định theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản
Trường hợp Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị công ty cổ phần thông qua các nghị quyết, quyết định theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản theo quy định của Luật Doanh nghiệp, bản sao biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp quy định tại Nghị định này được thay thế bằng bản sao báo cáo kết quả kiểm phiếu của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc biên bản kiểm phiếu của Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.
Các trường hợp không được đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
- Doanh nghiệp không được đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:
- Đã bị Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đã bị ra Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Đang trong quá trình giải thể theo quyết định giải thể của doanh nghiệp;
- Theo yêu cầu của Tòa án hoặc Cơ quan thi hành án hoặc Cơ quan điều tra, Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng Cơ quan điều tra, Điều tra viên quy định tại Bộ luật Tố tụng hình sự;
- Doanh nghiệp đang trong tình trạng pháp lý “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký”.
- Doanh nghiệp được tiếp tục đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:
- Đã có biện pháp khắc phục những vi phạm theo yêu cầu trong Thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp nhận;
- Phải đăng ký thay đổi một số nội dung đăng ký doanh nghiệp để phục vụ quá trình giải thể và hoàn tất bộ hồ sơ giải thể theo quy định. Trong trường hợp này, hồ sơ đăng ký thay đổi phải kèm theo văn bản giải trình của doanh nghiệp về lý do đăng ký thay đổi;
- Có ý kiến chấp thuận bằng văn bản của các tổ chức, cá nhân gửi yêu cầu quy định tại điểm c khoản 1 Điều này về việc cho phép tiếp tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Doanh nghiệp đã được chuyển tình trạng pháp lý từ “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký” sang “Đang hoạt động”.
Kết luận và khuyến nghị
Thay đổi đăng ký kinh doanh là thủ tục quan trọng đòi hỏi Doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và thực hiện đúng trình tự, thời hạn.
Vì vậy, để đảm bảo quá trình thay đổi suôn sẻ thì trước khi thực hiện Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ các quy định pháp luật liên quan, xem xét nhờ sự hỗ trợ và tư vấn của các đơn vị hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực pháp luật để giúp Doanh nghiệp: lập kế hoạch chi tiết, chuẩn bị nguồn lực để thực hiện, theo dõi tiến độ trong toàn bộ quá trình thực hiện, linh hoạt xử lý vướng mắc cũng như lưu trữ hồ sơ đầy đủ; có kế hoạch cập nhật, thông báo hệ thống nội bộ, các bên liên quan.
Thay đổi đăng ký kinh doanh là một thủ tục pháp lý quan trọng đối với mọi Doanh nghiệp trong quá trình hoạt động và phát triển. Việc nắm vững quy trình, thủ tục và tuân thủ đúng quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.
