Kể từ ngày 07/08/2025, Nghị định số 219/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế hoàn toàn các quy định cũ về quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam. Việc áp dụng đúng biểu mẫu mới không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian, tránh rủi ro bị trả hồ sơ do sai sót về hình thức.

Với tư cách là đối tác pháp lý tin cậy, chúng tôi xin cung cấp hướng dẫn chuyên sâu về cách hoàn thiện Mẫu số 03 xin cấp Giấy phép lao động – văn bản cốt lõi trong bộ hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động (GPLĐ).

Mẫu số 03 xin cấp Giấy phép lao động là gì?

Mẫu số 03 là văn bản dùng để giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đồng thời đề nghị cấp mới, cấp lại hoặc gia hạn Giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Đối tượng phải nộp Mẫu số 03

Người sử dụng lao động (doanh nghiệp, tổ chức, nhà thầu…) có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

Thời điểm nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động

Hồ sơ phải được nộp trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Điền Mẫu Số 03 Xin Cấp Giấy Phép Lao Động

Để đảm bảo tính chính xác, doanh nghiệp cần điền đầy đủ các mục sau đây theo đúng thông tin trên giấy phép kinh doanh và hộ chiếu của người lao động.

1. Cách điền thông tin người sử dụng lao động

Tên và Loại hình: Ghi chính xác tên theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Loại hình phải ghi cụ thể như: doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp ngoài nhà nước, nhà thầu….

Mã số định danh: Điền mã số thuế hoặc mã số doanh nghiệp.

Số lượng lao động: Kê khai tổng số lao động hiện có và số lượng lao động nước ngoài đang làm việc tại thời điểm báo cáo.

Lĩnh vực kinh doanh chính: Ghi theo mã ngành kinh tế cấp 1 (theo Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg).

2. Cách khai báo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Đây là nội dung quan trọng áp dụng cho các hình thức làm việc như thực hiện hợp đồng lao động, tham gia gói thầu hoặc làm việc cho tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.

Lưu ý quan trọng: Trước ít nhất 05 ngày tính đến thời điểm nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam vào các vị trí dự kiến tuyển người nước ngoài.

Nội dung giải trình: Nêu rõ lý do không tuyển dụng được lao động Việt Nam vào vị trí đó mặc dù đã thông báo tuyển dụng công khai.

3. Hướng dẫn điền thông tin người lao động nước ngoài

Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin chi tiết về người lao động dự kiến:

Thông tin cơ bản: Họ tên phải viết IN HOA theo đúng hộ chiếu; điền đầy đủ ngày sinh, quốc tịch và số hộ chiếu còn thời hạn.

Vị trí công việc: Phải chọn đúng 01 trong 04 danh mục: Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia hoặc Lao động kỹ thuật.

Hình thức làm việc: Ghi cụ thể theo Điều 2 Nghị định 219 (Ví dụ: Thực hiện hợp đồng lao động, di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp…).

Địa điểm làm việc: Liệt kê cụ thể từ số nhà, đường phố đến tỉnh/thành phố nơi người lao động sẽ thực tế làm việc.

Thời hạn làm việc: Ghi rõ từ ngày/tháng/năm nào đến ngày/tháng/năm nào (tối đa không quá 02 năm).

Quá trình đào tạo và làm việc: Ghi chi tiết bằng cấp và kinh nghiệm làm việc thực tế phù hợp với vị trí dự kiến tại Việt Nam.

Các Lỗi Thường Gặp Khi Điền Mẫu Số 03 Xin Cấp Giấy Phép Lao Động

Dựa trên kinh nghiệm thực tiễn, doanh nghiệp thường bị trả hồ sơ do các lỗi sau:

1. Thông tin doanh nghiệp không thống nhất

Tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ không khớp 100% với Giấy đăng ký kinh doanh.

2. Chọn sai vị trí công việc

Lựa chọn vị trí (ví dụ: chuyên gia) nhưng bằng cấp và kinh nghiệm không đáp ứng điều kiện tương ứng tại Điều 3 Nghị định 219.

3. Sử dụng sai biểu mẫu hoặc trình bày không đúng

Họ tên không viết in hoa; có vết tẩy xóa trên tờ khai; hoặc sử dụng sai mẫu đơn cũ (Mẫu số 11/PLI của Nghị định 152 thay vì Mẫu số 03 của Nghị định 219).

4. Thiếu chữ ký đúng thẩm quyền

Người ký văn bản không phải là người đại diện theo pháp luật hoặc không có giấy ủy quyền hợp lệ.

Hồ Sơ Xin Cấp Giấy Phép Lao Động Kèm Theo Mẫu Số 03

Khi nộp Mẫu số 03, doanh nghiệp cần đính kèm các giấy tờ quan trọng sau:

• Giấy khám sức khỏe còn giá trị 12 tháng.
• Phiếu lý lịch tư pháp (cấp không quá 06 tháng).
• Bản sao chứng thực hộ chiếu còn thời hạn.
• 02 ảnh màu kích thước 4×6 cm, phông nền trắng.
• Văn bằng, chứng chỉ và văn bản xác nhận kinh nghiệm (đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng).

Kết Luận

Việc thực hiện thủ tục theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP đòi hỏi sự tỉ mỉ và hiểu biết sâu sắc về các quy định pháp luật mới nhất. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tỷ lệ thành công cao nhất, doanh nghiệp nên tìm đến các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp ngay từ bước đầu tiên.